Pe scurt: schimbarea sediului social înseamnă actualizarea adresei oficiale a firmei la Registrul Comerțului. Procedura poate fi făcută și online, prin portalul ONRC, dacă cererea și documentele sunt semnate cu semnătură electronică calificată. Dosarul diferă ușor dacă noua adresă este în același județ sau într-un alt județ.
Dacă actualul contract de sediu expiră, dacă proprietarul nu îl mai prelungește sau dacă vrei să muți firma la o adresă profesională, este important să pregătești schimbarea înainte ca dreptul de folosință asupra spațiului să înceteze. Mai jos găsești pașii practici, actele cerute de ONRC și verificările care reduc riscul de amânare sau respingere.
Când trebuie schimbat sediul social?
Schimbarea devine necesară atunci când firma nu mai poate folosi legal adresa înscrisă în registrul comerțului sau când asociații decid mutarea. Cele mai frecvente situații sunt:
- expirarea contractului de închiriere, comodat sau găzduire;
- încetarea anticipată a dreptului de folosință asupra spațiului;
- mutarea activității administrative la o altă adresă;
- schimbarea adresei din motive comerciale sau de organizare;
- modificarea administrativă a denumirii străzii ori a numărului imobilului.
Dacă vrei doar să păstrezi aceeași adresă și să prelungești dreptul de folosință, situația poate fi diferită de o mutare propriu-zisă. Consultă și ghidurile noastre practice înainte de a pregăti dosarul.
Schimbare în același județ sau în alt județ?
Mutarea în același județ
Pentru mutarea în același județ, ONRC cere cererea de înregistrare, declarația privind condițiile de funcționare, actul care aprobă schimbarea, dovada dreptului de folosință asupra noului spațiu și actul constitutiv actualizat. Pot exista documente suplimentare, în funcție de situație.
Mutarea în alt județ
Schimbarea sediului social în alt județ presupune înregistrarea firmei în registrul comerțului de la noul sediu și radierea înmatriculării din registrul aferent vechiului sediu. ONRC arată că, în anumite situații, trebuie verificată și rezervată denumirea firmei înainte de depunerea cererii. Pentru firmele mai vechi, modificarea poate determina și trecerea numărului de ordine la noul format național folosit de ONRC.
Acte necesare pentru schimbarea sediului social
Conform listelor oficiale ONRC valabile la data actualizării acestui ghid, dosarul pentru o societate include, în principal:
- Cererea de înregistrare, completată și semnată;
- Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare la sediul social, la sedii secundare sau, după caz, la terți;
- Hotărârea adunării generale, decizia asociatului unic ori actul organului competent care aprobă mutarea;
- Documentul care dovedește dreptul de folosință asupra spațiului: de exemplu contract de închiriere, comodat sau găzduire;
- Actul constitutiv actualizat cu noua adresă;
- Împuternicirea, dacă formalitățile sunt îndeplinite prin reprezentant;
- Dovezile privind tariful legal de publicare, dacă sunt datorate potrivit notei de calcul emise de ORCT.
Pentru mutarea în alt județ se poate adăuga dovada verificării și rezervării denumirii, în condițiile explicate de ONRC. Vezi și articolul nostru despre actele necesare pentru găzduirea sediului social.
Când este necesar avizul asociației de proprietari?
Avizul asociației de proprietari nu trebuie prezentat automat pentru orice apartament. ONRC îl menționează „dacă este cazul”, atunci când intervine schimbarea destinației unui imobil colectiv cu regim de locuință, în condițiile Legii nr. 196/2018. Situația trebuie analizată concret, inclusiv în funcție de activitatea declarată la sediu.
Cum faci schimbarea sediului social online
- Obții dreptul de folosință asupra noii adrese. Contractul trebuie să identifice corect părțile, spațiul și perioada.
- Aprobi schimbarea. Redactezi hotărârea AGA sau decizia asociatului unic, după caz.
- Actualizezi actul constitutiv. Noua adresă trebuie introdusă consecvent în documente.
- Completezi formularele ONRC. Folosește versiunile disponibile în secțiunea de formulare a instituției.
- Semnezi electronic documentele. Pentru transmiterea online, ONRC solicită semnătură electronică calificată; copiile certificate de parte se semnează, de asemenea, potrivit cerințelor legale.
- Depui dosarul în portalul de servicii online ONRC. Cererea și anexele trebuie încărcate lizibil și complet.
- Urmărești soluționarea. Dacă registratorul cere completări, răspunde în termenul comunicat.
ONRC indică un termen legal de soluționare de o zi lucrătoare de la înregistrarea cererii, pe bază de înscrisuri. Acesta nu este însă o garanție că întregul proces se finalizează în 24 de ore: registratorul poate solicita alte acte, iar o cerere incompletă poate fi amânată sau respinsă.
Costuri: ce plătești în realitate
Nu există o sumă unică valabilă pentru toate schimbările de sediu. Costul total poate include tariful de publicare în Monitorul Oficial, serviciile de redactare sau reprezentare, semnătura electronică și costul spațiului ori al găzduirii. Valoarea tarifului legal se verifică în nota de calcul emisă de ORCT, nu se estimează din articole vechi.
Pentru o adresă de găzduire în București, oferta noastră este prezentată de la 49 lei/lună + TVA. Contractul se achiziționează pentru minimum 12 luni, iar totalul pachetului anual este 599 lei + TVA. Vezi exact serviciile incluse pe pagina de tarife.
Ce se întâmplă cu domiciliul fiscal la ANAF?
ANAF precizează că, atunci când domiciliul fiscal coincide cu sediul social, modificarea se realizează de drept, fără depunerea de către contribuabil a unei declarații de mențiuni pentru această schimbare. Dacă domiciliul fiscal este diferit de sediul social, modificarea se declară separat și se susține cu documente justificative. Verifică situația firmei cu persoana care gestionează contabilitatea sau fiscalitatea înainte de depunere.
Greșeli care pot bloca dosarul
- adresa este scrisă diferit în contract, hotărâre și actul constitutiv;
- contractul nu acoperă perioada declarată sau nu identifică precis spațiul;
- lipsește declarația privind condițiile de funcționare;
- se folosește un formular vechi ori documentele sunt ilizibile;
- depunerea online nu este semnată cu semnătură electronică calificată;
- nu este verificată necesitatea rezervării denumirii la mutarea în alt județ;
- se presupune că avizul asociației este întotdeauna obligatoriu sau, dimpotrivă, că nu poate fi niciodată cerut.
Checklist înainte de depunere
- Ai un drept de folosință valabil asupra noii adrese.
- Hotărârea sau decizia aprobă explicit noul sediu.
- Actul constitutiv actualizat conține adresa completă.
- Ai folosit formularele ONRC actuale.
- Toate documentele au aceleași date de identificare.
- Ai verificat dacă sunt necesare avize ori împuterniciri suplimentare.
- Pentru depunere online, toate fișierele sunt lizibile și semnate corect.
Întrebări frecvente
Pot schimba sediul social complet online?
Da. ONRC permite transmiterea electronică prin portalul său, însă cererea și documentele trebuie semnate cu semnătură electronică calificată, în forma cerută de lege.
Este obligatoriu acordul vecinilor?
Nu în orice situație. ONRC îl solicită, dacă este cazul, sub forma avizului asociației de proprietari privind schimbarea destinației imobilului colectiv. Aplicabilitatea depinde de spațiu și de activitatea declarată.
Trebuie schimbat și actul constitutiv?
Da, pentru societăți, noua adresă trebuie reflectată în actul constitutiv actualizat depus la registrul comerțului.
Cât durează procedura?
ONRC indică o zi lucrătoare pentru soluționarea cererii de către registrator, calculată de la înregistrare. În practică, durata totală poate crește dacă sunt cerute completări sau există neconcordanțe.
Pot muta firma în București dacă acum are sediul în alt județ?
Da. Este o schimbare în alt județ, cu înregistrarea la noul registru și radierea din registrul aferent vechiului sediu. Verifică și condițiile privind disponibilitatea denumirii.
Concluzie
O schimbare de sediu social bine pregătită începe cu un drept de folosință clar și cu documente consecvente. Pentru depunerea online, semnătura electronică calificată și formularele actuale sunt esențiale. Dacă ai nevoie de o adresă de găzduire în București, poți solicita verificarea situației firmei înainte de contractare.
Ai nevoie de sediu social în București?
Tarif afișat de la 49 lei/lună + TVA, cu achiziție pentru minimum 12 luni și total anual de 599 lei + TVA.
Surse oficiale
- ONRC – schimbarea sediului social în același județ
- ONRC – schimbarea sediului social în alt județ
- Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului
- ANAF – Catalogul serviciilor livrate contribuabililor
Actualizat la 24 septembrie 2026. Informațiile sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică, fiscală sau verificarea dosarului concret.