Pentru înregistrarea unui sediu social nu este suficientă o adresă scrisă în actul constitutiv. Dosarul trebuie să arate că firma are un drept valabil de folosință asupra spațiului și că decizia privind sediul a fost luată corect.
Lista exactă diferă dacă înființezi o societate, schimbi sediul unei firme existente sau prelungești doar valabilitatea actului de spațiu. De aceea, primul pas este să stabilești operațiunea corectă.
Documentele de bază
Pentru o societate aflată în curs de înființare, checklistul include de regulă:
- cererea de înregistrare;
- actul constitutiv în care apare sediul social;
- documentul care dovedește dreptul de folosință asupra spațiului;
- declarația-tip privind condițiile de funcționare sau desfășurare a activității;
- actele de identitate și celelalte documente cerute pentru înființare;
- împuternicirea, dacă dosarul este depus de altă persoană.
Pentru o firmă existentă care schimbă sediul, apar și documente corporative: decizia asociatului unic ori hotărârea adunării generale, actul constitutiv actualizat atunci când este necesar și documentele vechii societăți cerute pentru identificare și redactare.
Lista oficială pentru cazul concret trebuie verificată pe pagina ONRC în ziua depunerii. Registratorul poate solicita și alte înscrisuri doveditoare.
Ce poate fi dovada dreptului de folosință
ONRC acceptă mai multe tipuri de acte care conferă dreptul de folosință: contract de închiriere sau subînchiriere, comodat, vânzare-cumpărare, leasing imobiliar, uzufruct ori un alt act juridic valabil. În cazul unui serviciu de găzduire, furnizorul trebuie să livreze documentația care justifică folosirea adresei pentru sediu.
Nu confunda factura cu dovada sediului. Factura demonstrează plata serviciului; dreptul de folosință rezultă din contractul și actele de spațiu acceptate pentru dosar.
Ce trimite clientul furnizorului
Pentru pregătirea contractului, sunt cerute de obicei:
- copia actului de identitate al reprezentantului;
- rezervarea denumirii, dacă firma este în curs de înființare;
- certificatul de înregistrare, dacă firma există deja;
- actul constitutiv actual, pentru o schimbare sau prelungire;
- datele de contact pentru notificarea corespondenței.
Aceste documente nu sunt toate depuse ca atare în fiecare dosar ONRC. Unele sunt necesare furnizorului doar pentru identificare și redactarea corectă a contractului.
Sediu fără activitate sau cu activitate
Declarația privind activitatea trebuie să reflecte realitatea. Dacă adresa este folosită doar ca sediu și pentru corespondență, fără activitate economică efectivă, această situație se declară corespunzător. Dacă intenționezi să primești clienți, să lucreze angajați sau să depozitezi marfă la adresă, un pachet de găzduire fără activitate poate fi nepotrivit.
Înainte să semnezi, verifică în ghidul complet diferența dintre sediul declarat fără activitate și un spațiu în care firma lucrează efectiv.
Depunere fizică sau online
Cererea și actele pot fi depuse la ghișeu, prin poștă/curier sau electronic. Pentru transmiterea electronică, documentele trebuie semnate cu semnătură electronică calificată ori certificate în forma cerută de lege. Un PDF scanat nu înlocuiește automat semnătura cerută.
Termenul legal de soluționare este distinct de timpul necesar pregătirii documentelor și de eventualele completări. Evită promisiunile de „aprobare garantată în 24 de ore”.
Checklist înainte de trimitere
Verifică cinci elemente simple:
- denumirea și CUI-ul sunt identice în toate actele;
- adresa este scrisă la fel, inclusiv număr, etaj și spațiu;
- perioada contractului nu este expirată și acoperă data depunerii;
- decizia asociatului și actul constitutiv folosesc aceeași formulare;
- semnăturile și împuternicirea corespund modului de depunere.
Pentru contextul complet, consultă și ghidul general al sediului social. Pentru lista adaptată firmei tale, trimite-ne situația și documentele de bază. Îți spunem ce ține de contractul de sediu și ce trebuie pregătit pentru mențiunea ONRC.
Surse oficiale verificate
- ONRC — documente care atestă dreptul de folosință asupra sediului
- ONRC — schimbarea sediului social în același județ
Informațiile au fost verificate la 15 august 2026 și au caracter general. Verifică lista ONRC actuală înainte de depunere.